Домой Это интересно Отдел кадров: задачи и структура

Отдел кадров: задачи и структура

360
0

Маленький шаг для компании, но большой для отдела кадров: наем второго сотрудника отдела кадров. Внезапно вы «руководитель отдела кадров», вы должны профессионализировать свой отдел, определить структуры и процессы. В этом руководстве объясняется, как это сделать шаг за шагом.

В какой-то момент это будет так. Вы, наконец, больше не можете отдавать должное своей роли кадровика, рекрутера и управляющего сотрудников. Даже руководство видит, что так дальше продолжаться не может. Бюджет утвержден, и вы ищете дополнительного сотрудника в отдел кадров.

Как только количество сотрудников в HR увеличится до двух-трех, у вас возникнут вопросы: Как вы структурируете свой новый HR-отдел? Как вы проектируете процессы? Как вы поддерживаете дальнейший рост вашей компании с помощью HR https://heaad.ru/blog/kto-takoy-hr-direktor/?

Что такое отдел кадров?

Отдел кадров — это отдел в компании, который занимается всеми кадровыми вопросами. Это контактная точка для всех сотрудников, менеджеров и, если применимо, производственного совета, которая обеспечивает их размещение и продвижение в компании наилучшим образом для обеспечения успеха компании.

Термин «отдел кадров» также синонимично называется отделом кадров, в то время как отдел кадров также известен как управление персоналом (HRM).

Что входит в обязанности отдела кадров?

Задачи HR-департамента распределены по всем этапам цикла работы сотрудника: от рекрутинга до увольнения. В частности, сюда входят следующие задачи:

  • Планирование персонала или планирование потребности в персонале: с планированием потребности в персонале вы гарантируете, что ваша компания всегда имеет нужное количество сотрудников с необходимой квалификацией для достижения поставленных целей.
  • Подбор и приобретение: Подбор также известен под терминами «привлечение талантов», «набор» и «электронный набор». В нем описаны все меры и методы привлечения новых сотрудников по различным каналам и их вовлечения в компанию. Это также включает в себя бренд работодателя.
  • Планирование размещения персонала. Благодаря оптимальному планированию размещения персонала вы обеспечиваете максимально эффективное развертывание своих сотрудников, чтобы избежать нехватки персонала или избыточных мощностей.
  • Управление персоналом: управление персоналом описывает все административные и транзакционные задачи в отделе кадров. Это также включает в себя формальности, необходимые для найма и выдачи сотрудников, например создайние контрактов и цифровых личных дел.
  • Развитие персонала: чтобы продвигать сильные стороны сотрудников и устранять слабые стороны, отдел кадров должен установить эффективное управление эффективностью и открытую и конструктивную культуру обратной связи.
  • Расчет заработной платы: отдел кадров также занимается расчетом заработной платы. Это либо происходит полностью внутри компании, либо частично передается на аутсорсинг и обрабатывается совместно с поставщиком программного обеспечения или налоговым консультантом.
  • Удержание сотрудников: Удержание сотрудников включает в себя все меры по удержанию сотрудников и, таким образом, их привязке к компании в долгосрочной перспективе. В этой статье представлено множество примеров и рекомендаций.
  • Кадровый контроль или кадровая аналитика. В настоящее время каждый хороший отдел кадров должен принимать кадровые решения на основе данных. С помощью управления персоналом и аналитики персонала у вас есть различные ключевые показатели, например, для анализа структуры вашего персонала или уровня колебаний и получения соответствующих показателей на основе результатов.
  • Стратегия. В то время как отдел кадров до сих пор отвечал в первую очередь за административные вопросы, такие как расчет заработной платы, все больше и больше компаний, наконец, осознают, насколько важно стратегически включать HR. Отдел кадров оказывает решающее влияние на будущую жизнеспособность компаний, поскольку они заботятся о самом важном активе компании: сотрудниках.

Зачем вашему отделу кадров нужна структура

В стартапах или небольших компаниях царит семейная атмосфера, сильная корпоративная культура, все знают и ценят друг друга. Все очень мотивированы и чувствуют личную ответственность. Критерий, по которому нанимают новых сотрудников, прост: либо он вписывается в команду и сыгранность правильная, либо нет.

Выше определенного размера — где-то между 50 и 100 сотрудниками — этот личный характер теряется. Необходим второй иерархический уровень, вы узнаете новых коллег только по приветствию, все становится более анонимным. На этом этапе многие компании сообщают о заметном снижении удовлетворенности сотрудников и увеличении текучести кадров. Ошибки в работе с персоналом, ранее незначительные, вдруг имеют заметные последствия.

Многие вопросы, которые до сих пор возникали естественным образом и почти сами собой, теперь находятся в ведении HR. Отдел кадров должен стать более профессиональным и активно заботиться о корпоративной культуре и лояльности сотрудников. Она должна разработать модели заработной платы и рабочего времени и справиться с растущей бюрократией.

Если вы теперь наймете дополнительных сотрудников для отдела кадров и в остальном продолжите, как раньше, вы быстро достигнете своих пределов. Только со структурой вашего отдела кадров и стандартизированными процессами вы сможете справиться с задачами (быстро) растущей компании.

Насколько большим должен быть ваш отдел кадров?

Хотя известное эмпирическое правило «1 должность в отделе кадров на каждые 100 сотрудников» не является неверным, оно, как правило, применимо к более крупным компаниям с хорошо обеспеченными ресурсами отделом кадров. В компаниях до 250 сотрудников потребность значительно выше, как показывает исследование «Аналитика трудовых ресурсов»: в среднем на 100 штатных должностей в компании приходится 3,4 сотрудника отдела кадров!

Питер Розен из HR Strategies and Solutions рекомендует создать первую штатную должность в отделе кадров примерно для 50 сотрудников, а вторую — примерно для 150 сотрудников. Эта рекомендация вполне реальная, как показывает опыт.

За счет автоматизации и аутсорсинга можно заменить того или иного сотрудника в отделе кадров. С другой стороны, компании, которые постоянно нуждаются в высококвалифицированных специалистах, могут заранее решить нанять собственного рекрутера.

Вместо того, чтобы полагаться на метрику, определите собственные потребности в кадрах. В следующих частях этой статьи вы узнаете, как действовать и в то же время определить структуру для вашего отдела кадров.

Как определить для себя подходящую структуру?

Структурируя свой будущий HR-отдел, вы действуете так же, как и в любом другом проекте: вы ставите цели, которых хотите достичь, а затем продумываете необходимые шаги для их достижения.

В этой статье вы узнаете, как за пять шагов согласовать свои HR-цели с целями вашей компании.

Определите свои критические проблемы

Перечислите все задачи, которые вам нужно будет решить в будущем. Назначайте приоритеты задачам. Определите критические проблемы, которые создают особую проблему и могут оказаться «узким местом» для дальнейшего роста бизнеса.

Примеры:

  • Привлечение определенных высококвалифицированных специалистов.
  • Гибкие модели рабочего времени, чтобы быть привлекательными для отцов и матерей.
  • Повышайте удовлетворенность сотрудников, чтобы они не переключались на (более высокооплачиваемых) конкурентов.
  • Обучение и продвижение сотрудников, чтобы оставаться конкурентоспособными.

Определив такие ключевые вопросы, вы уже закладываете основу будущей структуры управления персоналом. Вам может понадобиться сотрудник, который явно заботится об этих областях. Подробнее об этом позже.

Не забывайте о важных темах. Включите в свой список программы продвижения бренда работодателя и адаптации, а также платежную ведомость, контракты и здравоохранение. Для каждого элемента перечислите отдельные задачи, которые необходимо выполнить, и оцените ресурсы, необходимые для этого.

Делать самому или на аутсорсинге?

Какие задачи вы хотите и можете ли вы взять на себя с собственными сотрудниками отдела кадров? Это следующее решение, которое вы должны принять. Критериями для этого являются ресурсы, необходимые для каждой задачи, сложность и имеющиеся ноу-хау в вашей компании.

Операционные вопросы, такие как начисление заработной платы, как правило, больше подходят для аутсорсинга. Несмотря на все лучшее и лучшее программное обеспечение, такие темы могут быть очень сложными. Гибкие модели рабочего времени, например, приводят к длинному хвосту вопросов социального обеспечения и административных задач. Коллективные переговоры и правовые нормы постоянно меняются. Без посторонней помощи небольшому отделу кадров будет очень сложно.

С другой стороны, вы можете нанять агентства по подбору персонала для поддержки вас по более стратегическим вопросам. Некоторые предлагают концепции лояльности сотрудников или оценки производительности или непрерывно измеряют удовлетворенность сотрудников.

Внешние хедхантеры или рекрутеры уже давно являются частью стандартного репертуара аутсорсинга. Они помогают найти сотрудников на сложных рынках или набрать большое количество персонала в короткие сроки.

Решите «сделать или купить» для каждой задачи в вашем списке. Теперь у вас есть обзор того, сколько и какие ресурсы вам нужны внутри вашего отдела кадров. Вы группируете задачи в области задач, такие как управление персоналом, обучение, рекрутинг, кадровый маркетинг, и получаете примерное представление о структуре вашего будущего HR.

Определите свои процессы

Теперь наступает, пожалуй, самый утомительный шаг. Если вы пропустите это или сделаете это нерешительно, эффективность вашего HR будет снижаться по мере увеличения размера компании. В небольших компаниях отдел кадров работает по вызову и с неформальными процессами — «у нас так». Теперь вам нужно определить фиксированные процессы, чтобы справиться с дополнительной работой.

Документируйте все HR-процессы, распределяйте обязанности и зоны задач. Опишите, как должно выглядеть сотрудничество с внешними поставщиками услуг, например, в контексте соглашений об уровне обслуживания. Вместе с руководством разработайте план потребностей в персонале и, следовательно, вашего найма.

Определите, какие каналы рекрутинга вы хотите использовать. Создавайте описания должностей, профили требований и программы обучения вместе со специализированными отделами. Разработайте типовые договоры и другие регламенты — соответствие ключевым словам.

Продолжайте согласовывать их с вашими приоритетами на этом этапе. Начните с ключевых областей, а над остальными работайте позже.

Внедрение программного обеспечения для управления персоналом

Заранее инвестируйте в программное обеспечение, например, в комплексное решение для управления персоналом. В идеале вы начинаете процесс выбора программного обеспечения параллельно с определением ваших процессов. От того, какое программное обеспечение вы используете, зависит, как будут выглядеть ваши процессы. Вы можете автоматизировать многие задачи с самого начала. Взаимодействие с отделом расчета заработной платы и другими внешними поставщиками услуг значительно упрощается благодаря интерфейсам передачи данных.

Не откладывайте внедрение нового программного обеспечения. Если вы сначала вводите ручные процессы, а затем переключаетесь на программное обеспечение, вам придется дважды изменить свой рабочий процесс. Это лишнее и стоит денег.

Благодаря процессам, поддерживаемым программным обеспечением, вы можете легко сохранить половину или полную должность в управлении персоналом. Или вместо этого вы используете сотрудника для других задач.

Какие организационные структуры существуют для отделов кадров?

Существуют разные способы организации отдела кадров. Среди них есть как классические модели, так и современные подходы. Какой из них вы выберете, полностью зависит от ваших целей и корпоративной культуры. Мы представляем шесть из них здесь.

1. Иерархическая модель

Например, отдел кадров может быть организован иерархически. Отдел кадров состоит из менеджера по персоналу, который подчиняется управляющему директору и находится на вершине иерархии. Ему ставятся ведомственные цели, которых он и его команда должны достичь.

В этом случае отдел кадров может состоять из двух менеджеров в области найма/подбора персонала и управления персоналом/кадрового администрирования, которые, в свою очередь, возглавляют свои собственные команды и подчиняются менеджеру по персоналу.

В этой модели связь полностью вертикальная, т.е. сверху вниз. Информация инициируется высшим руководством, затем передается через HR руководителям и в конечном итоге достигает команды.

В этой модели особенно выгодно четкое распределение полномочий. Каждый знает, где он находится в модели, над чем он хочет работать и как выглядит его план развития.

2. Формальная и неформальная модель

Вы можете создать отдел кадров официально или неофициально. Иерархическая организация является хорошим примером формальной модели, поскольку она основана на четкой иерархии, целях и задачах.

Напротив, неформальная модель мыслится более свободно, потому что члены команды могут действовать более гибко и в зависимости от динамики.

Во многих компаниях сосуществуют обе модели. Тогда, например, формальная модель представляет собой стандартную структуру отдела кадров, и в зависимости от проекта или цели существует неформальное сотрудничество, которое разбивает формальную модель на определенный этап.

3. Целенаправленная модель

В целеориентированной модели цели компании разбиваются на отдельные отделы и даже на отдельных сотрудников. Каждая команда сама решает, какие меры внедрять для достижения целей.

Корпоративные цели определяются между управляющим директором и руководством и требуют приверженности каждого человека. Потому что эта модель работает только в том случае, если каждый сотрудник четко понимает свои цели и то, как они будут сопоставляться с ними. Эта модель обычно сопровождается финансовым бонусом в зависимости от достижения целей.

Эта модель лишь частично используется во многих компаниях, например в продажах. Для отделов кадров модель, ориентированная на достижение цели, дает следующие преимущества: приверженность и сосредоточенность каждого отдельного сотрудника, более высокая производительность команды и согласованное планирование целей.

4. Модель трилистника

Эта модель основана на образе «клеверного листа», так как состоит из трех основных столпов, которые вместе образуют единое целое.

  • Основу составляют наиболее квалифицированные и актуальные сотрудники.
  • Менее важные виды деятельности выполняются внешними поставщиками услуг и, таким образом, передаются на аутсорсинг.
  • Сотрудники с временными контрактами, т.е. проектная работа, дополняющая клеверный лист.

Для отдела кадров это означает наличие небольшого ядра постоянных сотрудников, которые, в свою очередь, управляют внешними людьми по специальным проектам. Внешние поставщики услуг могут оказывать поддержку по таким темам, как переезд и временные контракты сотрудников, т.е. дополнительные рекрутеры могут помочь нанять больше новых сотрудников за меньшее время.

5. Нетворкинг и аутсорсинг

Эта модель полностью характеризуется тем, что отделы кадров получают помощь извне. Существует лишь небольшое ядро ​​постоянных сотрудников HR, которые передают многие из предстоящих задач и действий внешним поставщикам услуг и таким образом достигают своих целей.

Как небольшие HR-отделы могут структурировать себя?

Как видите, «правильная» структура вашего HR зависит от вашей собственной ситуации и планирования в компании. Тем не менее, есть рекомендуемые подходы. При наличии двух, трех или четырех сотрудников количество вариантов ограничено — ведь HR-структура должна быть не вычурной, а эффективной.

Вы нанимаете помощника, который будет работать от вашего имени, занимаясь оформлением документов, администрированием и выполнением рутинных задач. Это повышает вашу продуктивность до 50 % и позволяет больше сосредоточиться на важных и стратегических областях, таких как брендинг работодателя, подбор персонала и удержание сотрудников.

Преимущества этого варианта в том, что вы уже знакомы с важными задачами и переход легче. Стоимость должности помощника ниже, чем найма специалиста.

Если вы не находите новых сотрудников достаточно быстро, вы можете вместо этого нанять второго рекрутера. Все зависит от ваших приоритетов, где находятся критические области для достижения ваших целей роста.

Не нанимайте «просто любого» нового сотрудника, когда рабочая нагрузка становится слишком высокой. Думайте ролями.

Спросите себя: какая тема в настоящее время игнорируется и потребует большего внимания в будущем? Какие сотрудники, какие ноу-хау и какие soft skills для этого нужны? Какую роль должен взять на себя новый сотрудник отдела кадров и как эта роль вписывается в текущую структуру управления персоналом?

Вместо того, чтобы расширять свой отдел кадров, вы можете автоматизировать или передать на аутсорсинг другие процессы. Это дает существующим сотрудникам больше свободы, и они могут браться за новые темы — новые роли.

Принимайте все решения на основе ваших ранее определенных целей и карты развития, которую вы регулярно пересматриваете и корректируете. Таким образом, вы можете быть уверены, что найдете наилучшую возможную кадровую структуру для вас и тем самым проложите путь для дальнейшего роста вашей компании.

Представьте свой отдел кадров с помощью организационной схемы

Организационные схемы отдела кадров (и всей компании) помогают иметь представление о задачах и зонах ответственности отдельных сотрудников. Это особенно важно в (сильно) растущей команде, поскольку показывает структуру отдела кадров, кто отчитывается перед сотрудниками и к кому коллеги могут обратиться, если у них возникнут вопросы, например, на собраниях обратной связи или по административным вопросам.

Похожие статьи

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Пожалуйста, введите ваш комментарий!
пожалуйста, введите ваше имя здесь